Tłumaczenie faktur z zachowaniem układu dla firm

Faktura dla zagranicznego kontrahenta bez ręcznego przepisywania

Firma, która sprzedaje za granicę albo kupuje od zagranicznych dostawców, co miesiąc krąży z tymi samymi dokumentami: fakturami, proformami, potwierdzeniami zamówień, wyciągami rozliczeń i zestawieniami kosztów. Kontrahent z Niemiec czy Wielkiej Brytanii często prosi o wersję zrozumiałą dla swojej księgowości. Przepisywanie takiego pliku ręcznie jest wolne i grozi pomyłką w kwocie, a biuro tłumaczeń liczy stawkę za stronę rozliczeniową i oddaje plik po kilku dniach.

Globalnie tłumaczy tekst w miejscu, w którym stoi. Tabela pozycji ma te same kolumny, sumy nie przesuwają się, a numer faktury, NIP, IBAN i daty pozostają w oryginalnym zapisie. Dokument wygląda jak ta sama faktura, tylko po angielsku albo niemiecku.

Co zostaje, a co jest tłumaczone

• Nazwy usług i towarów, opisy pozycji, uwagi, warunki płatności i adnotacje podatkowe są tłumaczone.
• Nagłówki kolumn, stopki i dopiski, na przykład o odwrotnym obciążeniu, wracają w języku odbiorcy.
• Kwoty, waluty, stawki, numery dokumentów, NIP, IBAN, SWIFT i daty zostają bez zmian.
• Logo, pieczątki, ramki i układ strony pozostają na swoich miejscach.
• Terminy z glosariusza firmy, na przykład nazwy usług, są takie same w każdej fakturze.

Spójność liczy się najbardziej przy fakturach seryjnych. Jeśli ta sama usługa subskrypcyjna co miesiąc dostaje inną nazwę angielską, księgowość kontrahenta zaczyna dopytywać. Glosariusz ustala nazwę raz i obowiązuje we wszystkich kolejnych plikach.

Dla kogo to ma sens

Biura rachunkowe obsługujące klientów z kontrahentami zagranicznymi tłumaczą faktury i zestawienia na prośbę audytora lub banku. Eksporterzy wysyłają proformy i potwierdzenia zamówień w języku kupca. Firmy z działem zakupów dostają faktury od zagranicznych dostawców i chcą je wprowadzić do systemu bez czekania na tłumacza. Przy zestawieniach w Excelu przydaje się też tłumaczenie Excela z zachowaniem formuł.

Przy kilkudziesięciu dokumentach miesięcznie rachunek za biuro szybko przewyższa abonament. Porównanie kosztów opisujemy w artykule ile kosztuje tłumaczenie dokumentów firmowych. Pliki XLSX, DOCX i PDF obsługuje plan Firma (449 zł netto miesięcznie, pięć stanowisk, 1 500 stron), a przy płatności rocznej ceny są o 50 procent niższe. Pliki usuwamy po 24 godzinach i nie trenujemy na nich modeli.

To tłumaczenie robocze, nie przysięgłe. Do wymiany faktur między firmami i do księgowości się nadaje. Jeśli urząd lub sąd wymaga tłumaczenia przysięgłego, trzeba skorzystać z tłumacza przysięgłego.