Ile kosztuje tłumaczenie dokumentów firmowych

Tłumaczenie dokumentów firmowych kosztuje zwykle od kilkudziesięciu złotych za stronę rozliczeniową u tłumacza lub w biurze do stałej opłaty miesięcznej w abonamencie AI, gdzie cena jednej strony spada do kilku złotych. O wyborze decyduje nie sama stawka, ale to, ile stron tłumaczysz miesięcznie i czy dokument musi być przysięgły.

Z czego składa się cena u tłumacza i w biurze

Biura tłumaczeń liczą za stronę rozliczeniową, czyli zwykle 1 800 znaków ze spacjami, a nie za stronę pliku. Pięć gęsto zapisanych stron PDF może dać siedem stron rozliczeniowych, a slajd z trzema zdaniami nie da nawet jednej. Do stawki bazowej dochodzą dopłaty za tryb ekspresowy, rzadką parę językową, skład graficzny i tłumaczenie z pliku, który trzeba najpierw odtworzyć, na przykład ze skanu.

Stawki zależą od języka i terminu, dlatego rozsądnie jest poprosić o wycenę konkretnego pliku, a nie samą stawkę. Na stronie z cennikiem Globalnie przyjmujemy dla porównania zakres 40 do 80 zł za stronę w biurze, co jest ostrożnym przybliżeniem, a nie ofertą konkretnej firmy.

Przykładowy rachunek dla stu stron miesięcznie

Dział handlowy tłumaczy co miesiąc oferty, cenniki i prezentacje, razem około 100 stron. Przy stawce 40 do 80 zł za stronę to 4 000 do 8 000 zł miesięcznie, a każda aktualizacja cennika to nowe zlecenie i nowe czekanie. W abonamencie Firma za 449 zł netto miesięcznie dostajesz pulę 1 500 stron i pięć stanowisk, więc ta sama praca zamyka się w jednej opłacie, a pliki wracają w kilka minut.

Które dokumenty zostawić tłumaczowi, a które tłumaczyć automatycznie

Dokumenty, które trafiają do urzędu lub sądu, wymagają poświadczenia i tej części nie zastąpi żadne narzędzie, więcej o tym w artykule o tłumaczeniach przysięgłych i zwykłych. Reszta, czyli instrukcje, specyfikacje, cenniki, procedury i materiały sprzedażowe, to pliki robocze, w których liczy się tempo i spójna terminologia. Dla nich opłaca się abonament i glosariusz, bo ta sama nazwa produktu brzmi tak samo w każdej wersji.

Plik Excel z cennikiem czy prezentację handlową tłumaczysz z zachowaniem układu, dzięki czemu nie płacisz drugi raz za skład. Opisujemy to na stronach o tłumaczeniu Excela i tłumaczeniu PowerPoint.

Trzy typowe scenariusze i ich koszt

Sklep internetowy, który wchodzi na rynek niemiecki, ma katalog produktów w Excelu, instrukcje w PDF i kilkanaście stron regulaminów. Instrukcje i katalog to dokumenty robocze, więc tłumaczy je automatycznie, a regulamin przekazuje prawnikowi do sprawdzenia. Wydatek na tłumaczenie jest stały, a prawnik dostaje tylko ten fragment, w którym ryzyko jest największe.

Firma produkcyjna wysyła dostawcom specyfikacje i wykazy części. Tu liczą się tabele i numery pozycji, które muszą zostać na miejscu, dlatego pliki wracają w tym samym formacie, a terminy techniczne ustala glosariusz. Biuro tłumaczeń wycenia taki zestaw za stronę rozliczeniową, a każda nowa wersja rysunku to kolejne zlecenie. Więcej o tym w opisie tłumaczenia dokumentacji technicznej.

Biuro rachunkowe z zagranicznymi klientami tłumaczy umowy i pisma robocze. Pisma do urzędu idą do tłumacza przysięgłego, a wszystko, co służy porozumieniu z klientem, do abonamentu. Przy takim podziale płacisz za poświadczenie tylko tam, gdzie jest wymagane.

Ukryte koszty, o których nikt nie wspomina w ofercie

Najdroższa bywa nie sama stawka, ale czas. Jeśli zlecasz tłumaczenie biuru, od wysłania pliku do odbioru mijają dni, a w tym czasie oferta czeka albo wychodzi po polsku. Drugi koszt to skład. Tłumaczenie oddane jako goły tekst trzeba wstawić do prezentacji, arkusza lub dokumentu, a to godziny pracy pracownika, którego stawka godzinowa jest wyższa niż cena samej strony. Trzeci koszt to niespójność. Gdy ten sam produkt nazywa się na trzy sposoby w trzech plikach, kontrahent zaczyna zadawać pytania, a ty odpowiadasz na nie godzinami.

Warto też policzyć poprawki. Przy tłumaczeniu roboczym zawsze zostaje ostatnie spojrzenie człowieka, który zna branżę, i to jest normalne. Różnica polega na tym, że poprawiasz gotowy plik, a nie odtwarzasz go od zera. Glosariusz sprawia, że poprawki dotyczą coraz mniejszej liczby terminów, bo raz ustalona nazwa wraca w każdym kolejnym pliku.

Jak porównać dwie oferty krok po kroku

1. Zbierz próbkę. Weź trzy typowe pliki z ostatniego kwartału, najlepiej po jednym w PDF, Excelu i PowerPoint.
2. Policz strony rozliczeniowe. Dopiero z tej liczby wynika realna cena u tłumacza.
3. Zapytaj o dopłaty. Tryb pilny, skład, skan i rzadki język liczą się osobno.
4. Sprawdź wynik na jednym pliku. Zobacz, czy tabele i grafiki wracają na swoje miejsca.
5. Porównaj roczny koszt, a nie pojedyncze zlecenie. Przy regularnych tłumaczeniach to właśnie suma decyduje.

Najczęstsze pytania o koszt tłumaczenia dokumentów

Czy tłumaczenie AI jest tańsze od tłumacza?

Tak, przy regularnym wolumenie różnica jest duża, bo płacisz za pulę stron, a nie za każdą stronę osobno. Tłumacz zostaje niezastąpiony tam, gdzie potrzebne jest poświadczenie albo tekst reklamowy wymagający wyczucia języka.

Czy za tłumaczenie pliku PDF płaci się więcej niż za Word?

U tłumacza często tak, bo PDF trzeba odtworzyć jako edytowalny tekst, a skan dodatkowo rozpoznać. W abonamencie PDF, także skanowany, liczy się tak samo jak inne formaty, jako strony z puli planu.

Czy mogę zacząć od jednego planu i przejść na wyższy?

Tak. Plan Start obejmuje PDF i DOCX, a pliki Excel i PowerPoint dochodzą w planach Firma i Eksport, więc przy rosnącej liczbie formatów przechodzisz na wyższy plan bez zmiany sposobu pracy.

Na co patrzeć w ofercie, zanim zapłacisz

• Jednostka rozliczeniowa. Strona pliku i strona rozliczeniowa to dwie różne ilości.
• Dopłaty. Tryb ekspresowy, skład i skany potrafią podnieść rachunek o jedną trzecią lub więcej.
• Formaty. Sprawdź, czy wynik wraca w tym samym formacie, czy jako goły tekst do ręcznego składania.
• Terminologia. Czy oferent zapamięta nazwy twoich produktów przy kolejnych zleceniach.
• Poufność. Jak długo przechowywane są pliki i czy służą do trenowania modeli. Nasze pliki usuwamy po 24 godzinach i nie używamy ich do trenowania.

Kiedy abonament się zwraca

Granica leży tam, gdzie miesięczne wydatki na tłumaczenia robocze przekraczają koszt planu. Jeśli płacisz biuru kilka tysięcy złotych miesięcznie za dokumenty, które nie muszą być przysięgłe, abonament zwraca się w pierwszym miesiącu. Jeśli tłumaczysz dwie strony w roku, zleć je człowiekowi. Plan roczny jest o 50 procent tańszy niż miesięczny, więc dla stałych procesów to jeszcze niższy koszt strony. Gdy rozbudowujesz sprzedaż w UE i musisz sprawdzać zagranicznych kontrahentów, przydatny będzie rejestr firm i sprawdzanie VAT UE.

Pełne zestawienie planów znajdziesz w cenniku, a porównanie z klasycznym biurem w artykule agencja tłumaczeń czy AI.