Tłumaczenie dokumentacji przetargowej na angielski i niemiecki
Jak firma tłumaczy dokumentację przetargową i ofertową na angielski lub niemiecki w kilka godzin, co zostawić tłumaczowi przysięgłemu i ile to kosztuje.
Dokumentację przetargową, czyli SWZ, opisy przedmiotu zamówienia, formularze ofertowe i załączniki techniczne, można przetłumaczyć na angielski lub niemiecki w kilka godzin, jeśli plik wraca w tym samym układzie, a terminy mają stały słownik. Tłumacza przysięgłego potrzebujesz tylko tam, gdzie zamawiający wprost wymaga poświadczonego tłumaczenia dokumentu składanego w ofercie.
Kiedy firma tłumaczy dokumentację przetargową
Są dwie sytuacje. W pierwszej polska firma startuje w przetargu zagranicznym lub w polskim postępowaniu z wymogiem dokumentów w obcym języku i musi przetłumaczyć własne certyfikaty, referencje, opisy techniczne i wykazy. W drugiej zagraniczny partner konsorcjum albo podwykonawca ma przeczytać polską specyfikację, żeby wycenić swoją część. W obu przypadkach liczy się czas, bo termin składania ofert nie przesuwa się z powodu tłumaczenia.
Zespół, który tłumaczy dokumenty przetargowe w biurze tłumaczeń, płaci za stronę rozliczeniową i czeka dni. Kiedy specyfikacja ma dwieście stron z tabelami, a zamawiający wprowadza zmianę w modyfikacji SWZ, każda poprawka oznacza nowe zlecenie. Przy stałym abonamencie z AI wgrywasz zmieniony plik i dostajesz nową wersję w tym samym formacie.
Co tłumaczyć automatycznie, a co zostawić tłumaczowi
| Dokument | Sposób | Dlaczego |
|---|---|---|
| Opis przedmiotu zamówienia, specyfikacje, wykazy robót lub dostaw | Tłumaczenie AI z glosariuszem | Do wyceny i zrozumienia zakresu, tabele i numeracja muszą zostać |
| Referencje, certyfikaty, oświadczenia składane w ofercie | Tłumacz przysięgły, jeśli zamawiający tego wymaga | Wymóg formalny, poświadczenie to część dokumentu |
| Wewnętrzne notatki, harmonogram, korespondencja z partnerem | Tłumaczenie AI | Tempo ważniejsze niż poświadczenie |
| Projekt umowy do negocjacji | AI do wglądu, prawnik do wersji ostatecznej | Zobowiązania wymagają sprawdzenia przez człowieka |
Zasadę, kiedy poświadczenie jest potrzebne, opisaliśmy w artykule o tłumaczeniach przysięgłych i zwykłych. W praktyce firmy robią tak, że całość tłumaczą roboczo, a do tłumacza przysięgłego wysyłają krótką listę dokumentów formalnych. Płacą za poświadczenie kilku stron, a nie kilkuset.
Dlaczego układ i tabele są w przetargu ważniejsze niż gdzie indziej
Specyfikacja przetargowa jest ponumerowana: punkty, podpunkty, załączniki, pozycje kosztorysu. Zamawiający i wykonawca odwołują się do nich w pytaniach i odpowiedziach. Jeśli tłumaczenie gubi numerację albo rozbija tabelę z wymaganiami, zespół traci godziny na odnalezienie, który punkt jest który. Globalnie zachowuje układ stron, tabele i numerację, więc zespół pracuje na tłumaczeniu tak, jak na oryginale. Więcej o tym w opisie tłumaczenia dokumentacji technicznej.
Drugi problem to terminologia. Jeśli „wykonawca” raz jest po angielsku contractor, a raz supplier, ofertę czyta się gorzej, a to w przetargu wpływa na odbiór dokumentów. Glosariusz firmowy ustala słowa raz i pilnuje ich w każdym pliku, także po zmianach w SWZ. Jak go zbudować, opisujemy w artykule o glosariuszu firmowym w tłumaczeniach.
Ile to kosztuje przy kilku przetargach w miesiącu
Załóżmy, że dział ofertowy przygotowuje miesięcznie trzy postępowania, a każde to około 150 stron do przetłumaczenia, razem 450 stron. U tłumacza lub w biurze przy stawce 40 do 80 zł za stronę rozliczeniową to rząd 18 000 do 36 000 zł, jest to przybliżenie stawek rynkowych, a nie oferta konkretnej firmy. W planie Firma (449 zł netto miesięcznie, 1 500 stron, pięć stanowisk) całość mieści się w jednej opłacie, a poświadczenie kilku dokumentów formalnych dokupujesz osobno. Przy płatności rocznej ceny abonamentu są o 50 procent niższe. Szczegóły planów znajdziesz w cenniku.
Jak wygląda praca z plikiem krok po kroku
Wgrywasz pliki PDF, DOCX lub XLSX z kosztorysem, wybierasz język i glosariusz firmy, a po kilku minutach pobierasz tłumaczenie w tym samym formacie. Pliki są usuwane po 24 godzinach, a dokumenty nie służą do trenowania modeli, co ma znaczenie przy dokumentach objętych poufnością. Do pierwszej weryfikacji merytorycznej warto włączyć specjalistę z działu technicznego, który zna terminy branżowe, i dopisać jego poprawki do glosariusza, żeby kolejne postępowanie przeszło szybciej. Tłumaczenie robocze nie zastępuje poświadczenia tam, gdzie jest wymagane.
Jeśli zaczynasz od szukania postępowań w swojej branży, przydaje się osobne narzędzie, na przykład codzienny wybór przetargów dopasowanych do branży. Gdy trafisz na ogłoszenie w obcym języku, wgrywasz specyfikację do Globalnie i w kilka minut wiesz, czy zakres pasuje do twojej firmy.
Najczęstsze pytania
Czy tłumaczenie AI wystarczy do złożenia oferty?
Do zrozumienia dokumentacji i wyceny tak. Dokumenty, które składasz zamawiającemu, muszą spełniać jego wymagania, więc sprawdź w SWZ, czy wymagane jest tłumaczenie poświadczone.
Czy tabele z kosztorysem pozostaną w tej samej formie?
Tak. Wiersze, kolumny i numeracja pozycji zostają, a liczby i jednostki nie są zmieniane.
Jak długo trwa tłumaczenie dwustustronicowej specyfikacji?
Zwykle kilka minut do kilkunastu, zależnie od rozmiaru pliku i obciążenia. Pliki do 100 MB obsługuje plan Firma.